Penyusunan Team Proyek

Organisasi proyek dipimpin oleh seorang pimpro yang mengkoordinasikan kegiatan proyek dengan departemen lain maupun membuat laporan kepada manajemen puncak, tanggung jawab pimpro adalah memastikan:

Seluruh kegiatan yang diperlukan diselesaikan dalam urutan dan waktu yang tepat (Time)
Proyek selesai sesuai budget (Cost)
Proyek memenuhi sasaran kualitas (Quality)
Ruang lingkup pekerjaan proyek, meliputi tenaga kerja dan kebutuhan informasi bagi user sebagai batasan pekerjaan proyek (Scope)

Sedang model organisasi proyek digolongkan menjadi organisasi ideal, organisasi efektif, organisasi individu, organisasi fungsional, organisasi proyek murni dan organisasi matriks yang dapat dijabarkan sebagai berikut:

1. Organisasi Ideal

model organisasi ini diungkapkan oleh Max Weber dengan karakteristik: adanya spesialisasi, tingkatan berjenjang, didasarkan prosedur kerja, terdapat hubungan yang bersifat impersonal dan promosi yang berdasarkan kompetensi

2. Organisasi Efektif

model organisasi ini mempunyai karakteristik: dapat memahami tujuan proyek., mengetahui keberadaan orang-orang yang akan terlibat dalam proyek, mempublikasikan informasi mengenai tim proyek sedini mungkin, menentukan pendelegasian tugas dan wewenang serta mengelompokan anggota tim atas dasar fungsinya dalam proyek. Pada organisasi ini secara umum terdapat beberapa dasar penyusunan struktur organisasi, yakni berdasar produk, lokasi, proses, pelanggan dan waktu

3. Organiasi Individu

model organisasi ini mempunyai karaklteristrik: proyek yang hanya membutuhkan seorang personel saja, biasanya pimpro merangkap sebagai fungsi-fungsi lain dalam proyek, organisasi hanya digunakan dalam proyek skala kecil

4. Organisasi Fungsional

model organisasi ini merupakan sebagai bagian dari pengelolaan proyek yang dapat digambarkan sebagai berikut:

Penggunaan dari model organisasi fungsional ini mempunyai nilai manfaat, yaitu memiliki fieksibilitas yang tinggi dalam penggunaan staf / karyawan, personal yang memiliki keahlian tertentu dapat ditugaskan dalam banvak proyek yang berbeda, personal dengan keahlian yang berbeda dapat dikelompokkan dalam satu group untuk berbagi pengetahuan dan pengalaman dalam pemecahan masalah teknis, divisi fungsional yang bersangkutan dapat menjadi basis bagi kelangsungan teknologi jika ada para personal yang keluar dari proyek atau organisasi induk dan divisi fungsional mempunyai jalur-jalur karir bagi mereka yang mempunyai keahlian tertentu.

Disamping itu penggunaan model organisasi fungsional ini mempunyai kelemahan, yaitu klien tidak menjadi perhatian utama dari aktivitas proyek, divisi fungsional cenderung berorientasi pada aktivitas-aktivitas khusus berdasar fungsinya, terkadang tidak ada individu yang diberi tanggung jawab penuh untuk mengelola proyek, motivasi orang yang ditugaskan ke proyek cenderung lemah, tidak memberikan pendekatan yang holistik terhadap proyek

5. Organisasi Poyek Murni

Organisasi Proyek Murni, model dari organisasi ini mempunyai karakteristik bahwa proyek terpisah dari organisasi induk, proyek menjadi organisasi tersendiri untuk staf teknis tersendiri, administrasi proyek terpisah dari ikatan organisasi induk, mempunyai laporan tersendiri untuk kemajuan atau kegagalan secara periodik tentang proyek, pimpinan proyek dapat melakukan pembangunan sumber daya dari luar berupa sub kontraktor atau supplier selama sumberdaya yang ada tidak bersedia atau tidak dapat dikendalikan dalam organisasi.

Adapun keunggulan dari model organisasi ini adalah pimpinan proyek (pimpro) mempunyai wewenang penuh untuk mengelola proyek, semua anggota tim proyek secara langsung bertanggungjawab terhadap pimpro, rantai komunikasi menjadi pendek antara pimpro dengan eksekutif, bila ada proyek yang sejenis secara berturut-turut dapat memanfaatkan para ahli yang sama sekaligus melakukan kaderisasi dalam penguasaan teknologi tertentu, karena kewenangan yang terpusat maka kemampuan untuk membuat keputusan bisa cepat dilakukan, adanya kesatuan komando, memiliki bentuk cukup simpel sehingga mudah dilaksanakan serta adanya dukungan secara menyeluruh terhadap proyek.

Untuk kelemahan model organisasi proyek murni ini adalah jika organisasi induk mempunyai banyak proyek yang harus dikerjakan, biasanya setiap proyek akan mengusahakan sendiri sumberdaya, sehingga terjadi duplikasi usaha dan fasilitas, struktur ini akan menambah biaya yang cukup mahal bagi organisasi induk, karena biasanya akan berdiri sendiri dengan staf yang penuh, sering kali pimpinan proyek (pimpro) menumpuk sumberdaya secara berlebihan untuk mendapatkan dukungan teknis dan teknologi sewaktu-waktu diperlukan, bila proyek selesai akan terjadi masalah tentang bagaimana nasib pekerja proyek yang ada, ketidakkonsistenan prosedur bisa sering terjadi dengan memakai alasan "memenuhi permintaan klien"

6. Organisasi Matriks

model organisasi ini merupakan model organisasi proyek murni yang bergabung pada devisi fungsional dalam organisasi induk yaitu menggabungkan keunggulan model organisasi fungsional dengan model organisasi proyek murni, secara umum dapat digambarkan sebagai berikut:

Keunggulan dari penggunaan model organisasi matriks adalah proyek mendapatkan perhatian yang cukup karena organisasi proyek melekat pada devisi fungsional dari organisasi induk sehingga memudahkan dalam mendapatkan tenaga potensial yang dibutuhkan, memperkecil masalah yang berkenaan terhadap nasib pekerja proyek jika proyek selesai, memiliki responbilitas tinggi terhadap keinginan klien sebagaimana dalam model organisasi proyek murni, mempunyai akses perwakilan dalam devisi administrasi sehingga dapat menjaga konsistensi kebijakan dan prosedur dari perusahaan induk dan jika ada beberapa proyek yang bersamaan maka model matriks ini dapat memungkinkan distribusi sumberdaya yang Iebih seimbang dalam mencapai berbagai target untuk beberapa proyek yang berbeda Kelemahan penggunaan model organisasi matriks adalah adanya dua kekuatan yang seimbang antara manajer fungsional dan Pimpro sehingga sering terjadi terbengkalainya pekerjaan proyek jika ada keraguan dalam pengelolaan, pendistribusian sumberdaya dari satu proyek ke proyek lain dalam rangka memenuhi jadwal proyek bisa mengakibatkan persaingan setiap Pimpro sehingga seringkali bukan kesuksesan target organisasi secara keseluruhan yang ingin diraih, manajemen dari model organisasi matrik lebih banyak melanggar prinsip utama manajemen yakni kesatuan komando (unity of command). Dari berbagai macam model organisasi yang sudah disampaikan diatas maka untuk memilih bentuk model organisasi proyek ada beberapa pertimbangan yang perlu dilakukan, diantaranya:

Frekuensi keberadaan proyek baru, artinya frekuensi dalam mendapatkan proyek dan frekuensi keterlibatan dengan aktivitas proyek.
Jangka waktu proyek berlangsung dan besarnnya ukuran proyek yang mencakup tingkat pemakaian tenaga kerja, modal dan sumberdaya yang dibutuhkan.
Kompleksitas hubungan, baik banyaknya bidang fungsional yang terlibat dalam proyek maupun hubungan ketergantungannya.
Model organisasi matriks dan proyek murni lebih cocok untuk proyek berskala menengah sampai besar yang memiliki kompleksitas dan resiko yang tinggi serta batasan waktu yang ketat
Model organisasi fungsional lebih cocok untuk proyek berskala relatif kecil yang memiliki resiko kecil dengan waktu yang fleksibel

Manajemen Proyek Sistem Informasi